Крупный производитель упаковки обратился к BPM-EXPERT с задачей автоматизировать обработку клиентских коммуникаций и контроль выездных визитов менеджеров.
По мере роста количества звонков, встреч и выездов сотрудники тратили все больше времени на ручное заполнение CRM – фиксировали итоги разговоров, переносили договоренности, создавали задачи и готовили отчеты по визитам. Такой процесс занимал много времени и создавал риск потери важных деталей после общения с заказчиками.
Компании требовалось решение, которое поможет сократить объем ручной работы, быстрее фиксировать результаты коммуникаций и повысить прозрачность контроля по клиентским встречам.
Цели проекта
Проект был направлен на автоматизацию обработки звонков и выездных визитов с использованием ИИ.
Основные задачи, которые стояли перед командой BPM-EXPERT:
- внедрить интеллектуальную обработку звонков;
- настроить автоматическое резюмирование разговоров;
- автоматизировать формирование задач по итогам коммуникаций;
- снизить объем ручного ввода данных менеджерами;
- настроить контроль выездных визитов;
- обеспечить аудит результатов визитов;
- сравнивать цель визита с фактическим результатом;
- возвращать визит на доработку при несоответствии данных.
Вызов проекта
Основная сложность была связана с высокой нагрузкой на менеджеров. После звонков и встреч им приходилось вручную заполнять CRM и готовить отчеты, что отвлекало от основной работы с клиентами.
Отдельной задачей был объективный контроль выездных визитов. Компании было важно не просто получать отчет от менеджера, а видеть, насколько результат встречи соответствует изначальной цели визита.
Реализация
Проект был реализован на платформе ELMA365. Решение объединило обработку клиентских коммуникаций с помощью модуля по обработке звонков с использованием ИИ, а также автоматическое формирование задач и контроль выездных визитов в едином процессе. Для автоматизации использовались ИИ-компоненты, которые помогают обрабатывать звонки, резюмировать итоги общения и проводить аудит результатов визитов.
Реализация заняла 2 месяца и была разделена на два последовательных этапа – сначала команда BPM-EXPERT настроила интеллектуальную обработку звонков, затем — контроль выездных визитов менеджеров.
На первом этапе была внедрена ИИ-обработка звонков. Система резюмирует разговоры и автоматически формирует задачи по итогам общения с клиентами. Благодаря этому менеджерам не нужно вручную описывать каждый звонок, а важные договоренности быстрее попадают в работу.
Далее команда BPM-EXPERT расширила решение в ELMA365 механизмом контроля выездных визитов. Система сопоставляет цель встречи с ее фактическим результатом и при расхождении возвращает визит на доработку. Благодаря этому руководство получает более объективные данные по клиентским встречам, а процесс контроля становится прозрачнее и меньше зависит от ручных отчетов менеджеров.
Результаты
После внедрения менеджеры перестали тратить время на ручное написание отчетов. ИИ выполняет эту работу быстрее и точнее, а задачи по итогам встреч создаются автоматически.
Компания получила более прозрачный процесс обработки клиентских коммуникаций – итоги звонков и визитов фиксируются в системе, задачи формируются без задержек, а руководство видит объективные данные о состоянии сделок.
Бизнес-эффект
В результате проекта удалось:
- снизить ручную нагрузку на менеджеров;
- ускорить создание задач по итогам звонков и встреч;
- сократить цикл обработки заявки;
- уменьшить риск потери важных деталей после коммуникаций;
- повысить прозрачность контроля выездных визитов;
- освободить сотрудников от рутинной подготовки отчётов;
- обеспечить руководству более объективную картину по сделкам.
Компания BPM-EXPERT помогла заказчику автоматизировать обработку звонков и контроль выездных визитов в ELMA365 с использованием ИИ.
Решение позволило перевести часть рутинных операций в автоматический режим: система резюмирует коммуникации, формирует задачи и помогает контролировать соответствие цели визита его результату. Менеджеры освобождены от лишнего ручного ввода, а руководство получает более точные и своевременные данные для управления продажами.
