Крупная аудиторская компания обратилась в BPM-EXPERT с задачей автоматизировать сквозной процесс работы со служебными расходами – от заявки на аванс до согласования и возмещения по авансовому отчету.
Командировки в компании – один из массовых бизнес-процессов, поэтому к решению предъявлялись высокие требования по удобству, скорости работы и интеграции в существующий ИТ-ландшафт. Новое решение на базе ELMA365 должно было бесшовно взаимодействовать с внутренней системой управления командировками, 1С и действующим контуром.
Для компании было важно не просто перевести процесс в электронный вид, а сократить трудозатраты, повысить прозрачность расчетов и сделать работу с авансами удобной для сотрудников в любой момент времени, в том числе в поездке, с мобильного устройства.
Задачи проекта
- Сократить трудозатраты на создание и проверку документов
- Автоматизировать заполнение карточек заявок, чеков и авансовых отчетов
- Обеспечить работу сотрудников через мобильное приложение
- Реализовать личный кабинет сотрудника с отображением баланса по авансам и движения средств за последние 12 месяцев
- Разработать модуль загрузки и обработки чеков по QR-коду
- Автоматизировать маршруты согласования и вычисление согласующих
- Автоматизировать расчет суточных по командировкам
- Реализовать автоматическую проверку доступного остатка средств при создании заявки
До старта проекта была проведена полноценная предпроектная проработка, по итогам которой была согласована архитектура, функциональные границы, технические ограничения, этапы внедрения и ожидаемые результаты каждого этапа. Это позволило заказчику еще до запуска проекта понимать, как будет выглядеть решение, в какие сроки будут реализованы ключевые блоки и где потребуется активное участие внутренних команд.
Реализация проекта: май-декабрь 2025 г.
В рамках проекта команда BPM-EXPERT выстроила в ELMA365 единый цифровой контур для управления авансами и отчетностью по командировочным расходам.
Сквозная автоматизация процесса
От заявки на аванс до авансового отчета, согласования, передачи данных в учетные системы и контроля статусов.
Снижение трудозатрат
Сотрудники тратят меньше времени на оформление документов, а финансовый сектор на проверки, уточнения и ручной контроль.
Меньше ошибок и отказов
Система автоматически заполняет данные, проверяет условия, контролирует обязательные поля и бизнес-правила, что снижает риск некорректного оформления.
Рост мобильности сотрудников
Работать с заявками, чеками и отчетами можно с мобильного устройства, без привязки к рабочему месту.
Прозрачность расчетов
Сотрудники в режиме реального времени видят свой баланс и историю движения средств, что повышает доверие к внутренним процессам компании.
Снижение нагрузки на финансовую службу
Часть проверок и логики перенесена на уровень системы, благодаря чему специалисты могут сосредоточиться на действительно сложных задачах.
Сотрудники аудиторской компании получили возможность:
оформлять заявки на аванс в единой системе,
работать с процессом через мобильное приложение,
загружать чеки со смартфона прямо во время поездки,
автоматически переносить данные из чеков в авансовый отчет,
видеть актуальный баланс по выданным авансам и движение средств за последние 12 месяцев,
тслеживать доступный остаток и обязательства по отчетности.
Реализованы интеграции:
- c 1С для передачи данных по согласованным и подписанным документам, получения статусов платежей и актуального баланса сотрудника;
- с внутренней системой управления командировками — для получения данных по поездкам, приказам, статусам и изменениям по маршрутам;
- с предыдущей системой ELMA3 – для бесшовного продолжения процесса согласования заявок на аванс в существующем контуре, если это требуется бизнес-логикой заказчика.
Особенности проекта
- Гибкая и управляемая матрица согласований
Одной из сложных задач стала автоматизация согласования заявок на аванс и авансовых отчетов. У заказчика используется нестандартная, постоянно меняющаяся матрица, где согласующий определяется не по фиксированной должности, а по совокупности параметров документа: роли сотрудника, подразделению, категории и статье расходов, сумме, наличию лимита и другим условиям. Чтобы сделать процесс не только автоматизированным, но и управляемым самим заказчиком, мы разработали отдельное приложение-справочник маршрутов согласования. На его основе система автоматически сравнивает параметры документа с заданными правилами, находит подходящий маршрут и определяет согласующего. Если возможны несколько вариантов, пользователю предлагается выбрать нужного из найденных кандидатов.
Это позволило сохранить сложную бизнес-логику заказчика и одновременно убрать ручную маршрутизацию из повседневной работы.
- Интеллектуальная логика отображения полей
В решении реализована динамика поля «Согласующий» – система сама определяет, требуется ли согласование в конкретном сценарии. Например, если заявка укладывается в лимит или сотруднику оформляются только суточные, маршрут согласования может не запускаться. Пользователь сразу видит, пойдет ли документ на согласование, нужно ли выбирать согласующего и кому именно он будет направлен.
- Загрузка чеков по QR-коду и автозаполнение данных
Мы реализовали модуль обработки чеков по QR-коду, чтобы упростить работу с подтверждающими документами. Сотрудник может загрузить фото чека с телефона прямо в поездке. Система считывает данные из электронного чека и автоматически заполняет основные поля: дату, время и сумму покупки. Далее чек сохраняется в личном справочнике и в дальнейшем используется при формировании авансового отчета. В результате сотруднику не нужно хранить бумажные чеки до конца поездки, вручную переносить суммы и даты или бояться потерять документы. Это значительно ускоряет подготовку отчетности и делает процесс удобнее в реальной рабочей среде.
- Поддержка коллективных и составных командировок
Отдельного внимания потребовала логика работы с командировками сложной структуры. В компании распространены коллективные поездки, когда одна командировка включает нескольких участников, но для каждого формируется собственный комплект документов. За счет интеграции с внутренней системой управления командировками в ELMA365 передаются данные по поездке и связанным документам, после чего каждый сотрудник видит только свои данные – приказ, билеты и проживание. Это исключает путаницу и делает работу с отчетом персонализированной.
Кроме того, мы реализовали автоматический расчет суточных для составных маршрутов, когда сотрудник посещает несколько городов или стран подряд. Система учитывает маршрут, даты перелетов, ставки по конкретным направлениям и особенности расчета для промежуточных точек. Такой подход позволил исключить ручные вычисления в сложных сценариях и повысить точность расчетов.
- Личный кабинет сотрудника в реальном времени
Еще одним значимым результатом проекта стал личный кабинет сотрудника. В нем пользователь в любой момент может увидеть:
- текущий баланс по авансам,
- остаток средств, доступный к выплате,
- ранее выданные суммы,
- обязательства по предоставлению отчетности,
- движение средств за последние 12 месяцев.
Финансовая служба компании получила быстрый доступ к тем же данным в едином интерфейсе, что снизило количество уточняющих запросов.
В результате ELMA365 стала частью единой экосистемы, что значительно отразилось на эффективности бизнес-процессов компании. Благодаря прозрачности процессов у сотрудников выросло доверие к внутренним сервисам компании, а само отношение к работодателю стало более позитивным.