О клиенте
Аудиторская компания со штатом более 3000 сотрудников. В ежедневной работе компании используется значительный объем доверенностей – бумажных, электронных и машиночитаемых доверенностей (МЧД). Они необходимы сотрудникам для легитимного подписания документов, взаимодействия с контрагентами, государственными органами и внешними сервисами.
По мере роста документооборота ручное управление доверенностями перестало справляться с нагрузкой. Компании требовался единый цифровой процесс, который позволил бы контролировать весь жизненный цикл доверенности — от заявки и согласования до подписания, регистрации, контроля срока действия и отзыва.
Цели и задачи
До старта проекта работа с доверенностями была сложной, трудоемкой и во многом зависела от ручных действий сотрудников. Заявки необходимо было согласовывать по разным маршрутам, проверять корректность данных, отслеживать сроки действия доверенностей и своевременно отзывать документы при увольнении сотрудников или изменении полномочий.
Особую сложность представляла матрица согласований. В компании действовал уникальный процесс, где маршрут согласования зависел от множества параметров: должности или роли сотрудника, подразделения, типа доверенности и других данных, указанных в карточке заявки. При этом согласующие не были жестко привязаны к конкретному пользователю или должности — они определялись динамически.
Матрица регулярно менялась, поэтому заказчику было важно не просто автоматизировать текущий процесс, а получить гибкий инструмент, с помощью которого сотрудники могли бы самостоятельно создавать, изменять и удалять маршруты согласования без доработки системы каждый раз.
Кроме того, заказчик хотел полностью перейти на работу с доверенностями в ELMA365: вести новые документы, перенести исторические данные, работать с бумажными и электронными доверенностями в едином окне и обеспечить бесшовную интеграцию с Контур.Доверенности.
Перед командой BPM-EXPERT стояла задача создать единый цифровой контур управления доверенностями, который объединит:
- создание заявок на выпуск и отзыв доверенностей;
- автоматическое определение маршрута согласования;
- согласование и подписание с использованием КЭП;
- работу с обычными и машиночитаемыми доверенностями;
- интеграцию с Контур.Доверенности;
- загрузку исторических доверенностей;
- контроль сроков действия;
- уведомления о необходимости выпуска новой доверенности или аннулирования действующей;
- централизованное управление статусами доверенностей.
Ключевым требованием было сохранить непрерывность процесса: пользователь должен был работать в одной системе, без ручной выгрузки файлов, переходов между сервисами и дублирования заявок.
Реализация проекта
Мы настроили полный цикл работы с доверенностями в ELMA365 и адаптировали процесс под внутренние правила заказчика.
- Гибкая матрица согласований
Для управления сложными маршрутами согласования было создано отдельное приложение-справочник. В нем хранятся все возможные варианты маршрутов и условия их применения.
Дополнительно был разработан алгоритм, который автоматически анализирует данные карточки доверенности: должность или роль, подразделение, тип доверенности и другие параметры. После этого система сопоставляет заполненные поля с существующими маршрутами, находит подходящий вариант, вычисляет нужного согласующего и подставляет его в соответствующее поле.
Такой подход позволил заказчику самостоятельно управлять маршрутами согласования, оперативно вносить изменения в матрицу и не зависеть от ручной настройки каждого нового сценария.
- Надстройка для модуля «Управление МЧД»
Для работы с машиночитаемыми доверенностями была создана надстройка для модуля вендора «Управление МЧД».
Необходимость в доработке возникла из-за того, что стандартное решение работало только с МЧД и не закрывало предварительные этапы – создание заявки, согласование и подписание. Заказчику был нужен сквозной процесс без перехода между системами.
В результате пользователь создает заявку на выпуск доверенности в ELMA365. Заявка проходит все этапы согласования по заранее настроенному процессу. После успешного согласования и подписания система автоматически передает в Контур.Доверенности необходимые данные: сведения о доверителе и поверенном, сроки действия, формат и тип доверенности.
Далее в Контур.Доверенности запускаются процессы выпуска, подписания, публикации и регистрации МЧД. Актуальные статусы доверенности автоматически возвращаются из Контура в ELMA365 и отображаются в системе. Процесс отзыва или отмены доверенности работает по аналогичной логике.
- Перенос исторических доверенностей
Для заказчика было важно не начинать работу «с чистого листа», а перенести в новую систему уже существующие доверенности.
Мы разработали процесс загрузки исторических доверенностей в ELMA365. Сценарий по API обращается к Контур.Доверенности, выгружает ранее созданные документы компании и автоматически заполняет параметры карточек в ELMA365.
Благодаря этому заказчик смог без потери данных перейти на работу в новой системе и получить единое пространство для контроля всех доверенностей — как новых, так и ранее оформленных.
- Контроль сроков действия и актуальности доверенностей
Отдельный блок проекта был связан с контролем сроков действия доверенностей. В компании использовались не только электронные, но и бумажные доверенности. Из-за большого количества документов сотрудники не всегда своевременно отслеживали окончание срока действия.
Это создавало операционные риски, в момент срочного подписания документов доверенность могла оказаться просроченной. Также при увольнении сотрудника доверенность могла оставаться действующей, если ее не аннулировали вовремя.
Для решения этой задачи был создан процесс, который отслеживает сроки действия всех доверенностей, загруженных в систему, а также статусы сотрудников. Система заранее уведомляет сотрудников о необходимости выпуска новой доверенности, а ответственных специалистов о необходимости аннулирования текущей.
- Интеграции
В рамках проекта были настроены интеграции с сервисами Контура.
Интеграция с Контуром используется для подписания доверенностей с помощью электронной подписи. Интеграция с Контур.Доверенности обеспечивает бесшовную работу с МЧД: передачу данных из ELMA365, выпуск, подписание, публикацию, регистрацию и отзыв машиночитаемых доверенностей.
За счет интеграций пользователям больше не нужно переходить между разными сервисами, вручную выгружать документы на компьютер или создавать дублирующие заявки.
Результаты проекта
По итогам внедрения заказчик получил единый цифровой процесс управления доверенностями — бумажными, электронными и машиночитаемыми. Значительно снижены не только финансовые расходы, но и риски, связанные с действиями уволенных сотрудников, истекшими сроками доверенностей и ошибками в машиночитаемых форматах.
Система оптимально вписалась в текущий ИТ-ландшафт компании и объединила ключевые этапы работы с доверенностями в ELMA365. Заполнение карточек автоматизировано максимально, сотрудники тратят меньше времени на создание заявок и допускают меньше ошибок.
Снизилась нагрузка на проверяющих и согласующих лиц. Многие параметры, которые раньше проверялись вручную, теперь контролируются на уровне системы. Это повысило производительность сотрудников и сократило количество отказов в выпуске доверенностей из-за некорректных данных.
Компания получила возможность работать с решением через мобильное приложение, что повысило удобство для сотрудников и согласующих.
В ходе тестирования и перехода на новую систему компания смогла провести аудит доверенностей, привести документы в корректное состояние и централизовать контроль над их актуальностью.
Бизнес-эффект
Автоматизация позволила компании перейти от разрозненной и трудоемкой работы с доверенностями к управляемому цифровому процессу.
Теперь каждая доверенность проходит прозрачный жизненный цикл: создание заявки, согласование, подписание КЭП, регистрация, контроль срока действия и отзыв. Все действия фиксируются в системе, а актуальные статусы доступны ответственным сотрудникам в едином окне.
Для бизнеса это означает не только сокращение времени и затрат, но и повышение уровня комплаенса. Компания получила надежный механизм контроля полномочий сотрудников и снизила регуляторные, операционные и репутационные риски.
Дальнейшее развитие
Развитие проекта предполагает переход от автоматизации одной компании к созданию корпоративной экосистемы управления полномочиями.
Возможные направления развития включают масштабирование решения на все юридические лица холдинга, сквозную интеграцию с банками и государственными реестрами, внедрение ИИ-ассистента длямпроверки заявок и прогнозирования рисков, а также развитие мобильного доступа и дополнительных механизмов безопасности.
Такой подход позволит не только поддерживать высокий уровень комплаенса, но и превратить управление доверенностями из затратного административного процесса в инструмент повышения эффективности бизнеса.
