Решение для управления процессами организации мероприятий.
Управление мероприятиями — это широкие возможности в сфере бизнеса по управлению процессами для организации различных корпоративных мероприятий на базе гостиниц, деловых центров, центров дополнительного образования и баз отдыха.
Корпоративные мероприятия можно разделить на деловые – это обучающие семинары, конгрессы, презентации), развлекательные, имеющие информативный характер (презентации, конкурсы, день рождения компании) и досуговые − ориентированные на общение и развлечение. Для их организации необходимо эффективно взаимодействовать с Заказчиком, а также автоматизировать управление и контроль за внутренними бизнес-процессами на различных этапах работ, от приема заявки до завершения мероприятия.
Текущая версия: опубликована 20.05.2024
Решение предлагает:
-
Личный кабинет Клиента для подачи заявки на проведение мероприятия, где представлены следующие возможности:
- Заполнить сведения о планируемом мероприятии;
- выбрать помещения и/или уличные локации для проведения мероприятия;
- изучить и выбрать варианты проживания, питания, заказать трансфер гостей мероприятия;
- заказать услуги по подготовке и сопровождению мероприятия из каталога услуг;
- сформировать списки дополнительного технического оснащения;
- ознакомиться и сформировать программу дополнительных активностей в рамках основной программы мероприятия;
- ознакомиться с предложениями спикеров и модераторов, ведущих или зарегистрировать своих.
-
Личный кабинет Подрядчика для взаимодействия по задачам оказания услуг под мероприятие и отчетах об этапах выполнения работ:
- информация о мероприятии;
- получение заявок с описанием технического задания;
- формирование отчета по проекту на основании технического задания;
- запуск процесса согласования этапов и приемки работ.
-
Коллекции с услугами и возможными опциями на базе площадки для проведения мероприятий.
Решение позволяет пользователям формировать и актуализировать коллекции предлагаемых сервисов по разным направлениям (помещения и локации, размещение гостей, программы активностей, трансфер, варианты технического оснащения, спикеры, ведущие, модераторы, исполнители и др.). А Клиенту возможность ознакомиться и выбрать интересующие опции в личном кабинете при формировании заявки на мероприятие.
-
Календари для визуальной оценки загруженности площадки:
- календарь мероприятий;
- календарь бронирования помещений, локаций.
-
Бизнес-процессы
Набор бизнес-процессов для управления, обработки и контроля процессов от получения заявки до окончания мероприятия.
Заявка, сформированная Клиентом, проходит этап модерации и расходится задачами ответственным сотрудникам для обеспечения планируемого мероприятия всем необходимым в соответствии с заявленным набором опций:
- Бронирование конференц-залов, переговорных и локаций;
- Бронирование номеров для проживающих;
- Организация питания на мероприятии;
- Организация трансфера гостей и организаторов;
- Задачи на подготовительные работы и услуги сопровождения.
-
Интеграция с системами автоматизированного управления в гостиницах, отелях, на объектах санаторно-курортного типа, в домах отдыха для бронирования и проверки свободных мест.
